1、首先已经确认需要召开会议解决某事项，对会议主题、时间、地点、召集人、出席人员、议题做初步简介，详见下图会议召集图示；如涉及到部分资料的提前打印好，或者需要使用投影仪的，PPT提前准备好。另请提前两小时或者安排公司会议要求发出邮件等相关信息。
2、会议开始时，与会人员依次入场后签核会议签到表，一般在入场后3-5分钟内会签完成，详见下图会议签到表，如未到场人员已向召集者请假的备注请假，未请假未到场人员可视为缺勤，具体是否需要电话通知视公司具体情况。
3、会议正式开始后，对每个议题进行讨论，在过程中针对核心和重点做简要记录，并对决议做重点备注即可，不用记下每个人所说的话，写的肯定跟不上说的，以免出现遗漏。
4、重点来了，本次开会的目的是什么，形成了那些决议，决议的预完日必须定义清楚，以便进行事项追踪。决议事项内容和预完日必须给出，否则就白开会了
