1、第一步：逐人落实会议的全部报告。要认真核实每位报告人是否都已经完成注册手续。
2、第二步：会议活动常用的场所和设施要逐项落实，并要签订合同或书面备忘录。1st.要签订会场使用的补充合同。2nd.要与设备公司签订设备使用合同。3rd.要与餐厅签订餐饮合同。4th.要与交通公司签订车辆使用合同。
3、第三步：编写会议日程手册。秘书长要亲自负责编写会议日程手册。
4、第四步：会议日程手册定稿。要召开程序委员会和组织委员会的会议审查会议日程手册；然后定稿。
5、第五步：会议程序手册印刷。会议日程手册通过审查后，交付印刷公司首先打出印刷小样，经秘书长亲自审核，签字后正式印刷。
