1、企业对于支付员工备用金或预支款项等，需建立相应的内部制度，明确对员工的借款额度，报销时限，清理账目等具体要求。制度必须严格遵循。
2、员工借款：
借：其他应收款-员工
贷：银行存款
3、员工报销-公司补款：
借：销售费用/管理费用/研发费用等
贷：其他应收款-员工（平账）
银行存款（公司补款部分）
4、员工报销差旅费-员工退款：
借：销售费用/管理费用/研发费用等
银行存款/现金（员工退款部分）
贷：其他应收款-员工（平账）
5、员工在报销时，财务人员要认真复核报销单据，审核无误后，编制会计分录进行记账（如上）。当报销款大于员工借款时，公司向员工补发款项；当报销款小于员工借款时，员工需退回款项。同时，财务人员对员工借款科目进行平账。
