公文应当送交机关领导人审批签发，公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。每部分的构成都有大致的规范，就是用纸、书写、排版、装订也有统一的规定。
实际工作中，如果格式不合乎要求，就会影响公文效用的发挥。例如，有的文件，文头合乎规范，没有标题，收文一方就很难看出文件的内容，因而就会增加处理文件的困难；有的文件，发文编号不合乎规范，错编或漏编，天长日久，再需用这份文件，就很难查找，或者需要反复考证。
有的文件结尾不合乎要求，没有加盖公章，这个文件所证明的事项就得不到承认；有的文件用纸不合乎规范，装订起来大小不一，给立卷归档带来很多麻烦。因此，国家规定的统一的公文格式，任何发文单位不得另搞一套，自行其是。
表述精当
实事求是是公文自身的权威性和行政约束的保证。上级机关对下级机关的下行文，要注意表达准确、措词严谨，准确无误地传达党和国家的方针政策；下级机关对上级机关的上行文要注意态度明朗，观点明确，事实不夸大，矛盾不掩盖。
无论写什么文章，用尽量少的文字反映尽量多的内容，是写文章的基本要求，为此，就必须在遣词造句方面字斟句酌，使公文的字、词、句准确通顺，主词、动词、宾词完整，单句、复句分清，段落、层次分明，标点符号无误。
