1、收集文件材料。文件材料的收集对象主要有：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
3、确定归档范围。不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
4、归档分类。第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度-组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。
6、分保管期限。按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。
9、编号。归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。
11、装盒。归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。
14、上架。将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。
